Dokumentumkezelés
Ügyvitelszervezési munkánk során folyamatosan találkoztunk a dokumentumkezelés problémáival.
Az céges igények és tapasztalataink alapján egy kellően rugalmas,
de kisvállalatok számára is elérhető árú rendszer kialakítása mellett döntöttünk.
A Ratadok dokumentációs rendszer előnyei:
- Helytakarékosság
- Egy jól felépített és átlátható dokumentumkezelő szoftverrel könnyedén megtalálhatóak és kezelhetőek az archivált iratok. Az iktatás után a papírokat már be is lehet dobozolni és el is lehet tenni, így rengeteg hasznos hely szabadulhat föl, arról nem is beszélve, hogy átláthatóbbá válik az irodai környezet és a papírmunka is. Ugyanazzal az irattal többen is dolgozhatnak egy azon időben, akár különböző telephelyeken is. A dokumentumok mennyiségétől és tárolási helyétől függően rengeteg helyet, időt és pénzt meg lehet takarítani. Szükség vagy fölöslegessé válás esetén a régi dokumentumok meg is semmisíthetőek, ezáltal elkerülhetőek a raktározással járó költségek.
- Gyors iratkezelés
- Egy dokumentumkezelő rendszer megkönnyíti vállalatának mindennapjait. Gyorsabb és precízebb munkát tesz lehetővé. Az összes dokumentum elérhetővé válik egy rendszeren belül, így egyszerre többen is foglalkozhatnak egy anyaggal, gyakorlatilag rögtön az archiválás után. Jelentősen csökken a rossz adathasználat aránya, mivel minden könnyen elllenőrizhető egy dokumentációs rendszerben, ezáltal kiküszöbölve a korábban esetlegesen előforduló hibákat. Az összes archivált irat könnyebben, gyorsabban elérhetővé és kereshetővé válik. Valamint az esetlegesen hiányosan vagy hibásan rögzített adatlapok javítása is könnyű megfelelő jogosultság esetén.
- Rugalmas kiépítés
- A Ratadok dokumentumkezelő rendszer telepítése során szinte bármilyen kérés teljesíthető, mivel a Ratadok nem csak egy fajta program használatát jelenti, hanem több program közül a megrendelő választhatja ki a számára legmegfelelőbbet. Ezáltal az egész rendszer rendkívül skálázhatóvá válik. Fontos előnye még (a különböző dokumentumkezelő rendszerekhez képest), hogy az adatok felvitele is rugalmas és testreszabható, hiszen nincsenek kötelezően kitöltendő mezők. A teljes adatlap úgy van kialakítva, hogy csak a felhasználónak fontos adatok jelennek meg, akár minden egyes személynél külön-külön konfigurálva.